OpenServicesEuropeanOpen
Personnel Information System (e-HRM)
Stichting Regionaal Opleidingen Centrum Aventus · Open · 1 lots · 428600
6
6 of 6 core insights found
Measures presence, not accuracy · documents remain authoritative
ScopeAdvicePoints of attentionSuitability requirementsAward criteriaTimeline
Type
Services
72000000 · IT services: consultan
Estimated value
Not published
To deadline
99d
Sep 23, 2026 · 08:00
Knock-outs
0
exclusion grounds
Award basis
Best price-quality ratio
5 criteria
Assess manuallyconfidence high
Aventus zoekt één leverancier voor een nieuw e-HRM en salarisverwerkingssysteem voor een periode van zes jaar. De gunning vindt plaats op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding.
Services · Open · European procedure
EuropeanComplete timeline
CharacteristicsCPV 72ServicesEU tenderHRM-systeemPersoneelsinformatiesysteemSalarisverwerkingssysteem
01What is being requested
De opdracht betreft het leveren, implementeren en technisch beheren van een geïntegreerd e-HRM en salarisverwerkingssysteem voor Aventus. De overeenkomst heeft een looptijd van zes jaar met de mogelijkheid tot zeven verlengingen.
The objective of this tender is to select and contract one supplier for an integrated, secure, and future-proof e-HRM and payroll processing system that supports the HR organization of Aventus in the efficient, reliable, and digital execution of all HR processes. The system must contribute to further digitalization, process optimization, and the provision of high-quality management information, enabling employees, managers, and HR professionals to work effectively and with confidence using a user-friendly system, fully compliant with applicable laws and regulations, and with consideration for
1Personnel Information System (e-HRM)—
02Strategic insight
Strategic insight · AI analysis
Zorg voor een sterke onderbouwing van de kerncompetenties middels de juiste referenties. Let scherp op de informatiebeveiliging en de vereiste certificeringen. Zorg dat de SROI-eis van 5% expliciet wordt ingevuld.
03Points of attention
Important · 4
De implementatie moet voltooid zijn voor 1 januari 2028.Important
Inschrijvers moeten een verklaring sanctiepakket ondertekenen.Important
Het gebruik van een verkeerd formulier kan leiden tot afwijzing.Important
Er moet een verwerkersovereenkomst worden afgesloten conform de AVG.Important
04Can I take part?
Financial · 1
Beschikken over een geldige aansprakelijkheidsverzekering voor bedrijven (AVB) met een dekking van tenminste € 1.000.000,- per gebeurtenis met een maximum van € 2.500.000,- per jaar.Financial
Technical · 4
Beschikken over een geldig ISO 27001-certificaat of gelijkwaardig certificaat voor informatie- en databeveiliging.Technical
Kerncompetentie 1: met maximaal één referentie aantonen dat er ervaring is met het succesvol implementeren en onderhouden van een e-HRM en salarisverwerkingssysteem bij een onderwijsinstelling met minimaal 700 medewerkers.Technical
Kerncompetentie 2: met maximaal één referentie aantonen dat er ervaring is met het realiseren van REST-integraties tussen een e-HRM en salarisverwerkingssysteem en meerdere andere systemen bij een opdracht met minimaal 700 medewerkers.Technical
Kerncompetentie 3: met maximaal één referentie aantonen dat er ervaring is met het realiseren van moderne interfaces/koppelingen tussen een e-HRM en salarisverwerkingssysteem en meerdere andere systemen in een organisatie bestaande uit meerdere bedrijven met minimaal 700 medewerkers.Technical
Other · 1
Minimumeis van 5% SROI voor het inzetten van kwetsbare groepen, inkopen bij sociale ondernemingen of inzetten van expertise voor maatschappelijke initiatieven.Other
05Exclusion grounds
Exclusion grounds — consult the ESPD
- No specific exclusion grounds were extracted. In a European tender, the mandatory and discretionary grounds of art. 2.86/2.87 of the Dutch Procurement Act almost always apply — check the European Single Procurement Document (ESPD).
06Award criteria
GC 1 Plan van aanpak20 punten
Beoordeling van het plan van aanpak.
GC 2 Use cases30 punten
Beoordeling van de ingediende use cases.
GC 3 Toekomstbestendigheid10 punten
Beoordeling van de toekomstbestendigheid.
GC 4 Programma van Wensen - binair20 punten
Binair beoordelingscriterium voor het Programma van Wensen.
Prijs Prijzenblad20 punten
Prijsbeoordeling op basis van het ingediende prijzenblad.
07Process & timeline
Publicatie op TenderNed
10 juni 2026
Uiterste datum voor het indienen van vragen eerste vragenronde
1 juli 2026 10:00
Publicatie nota van inlichtingen eerste vragenronde
14 juli 2026
Uiterste datum voor het indienen van vragen tweede vragenronde
1 september 2026 10:00
Publicatie nota van inlichtingen tweede vragenronde
10 september 2026
Uiterste datum voor het indienen van Inschrijvingen
23 september 2026 10:00
Beoordeling inschrijvingen
30 september 2026
Presentatie en demonstraties
5 oktober 2026 t/m 6 oktober 2026
Verzending voorgenomen gunningsbeslissing
14 oktober 2026
Einde bezwaartermijn
4 november 2026
Definitieve gunning / ingangsdatum overeenkomst
5 november 2026
08Value in context
Estimate not published
The contracting authority did not publish an estimated value — common for a large share of contracts. The EU threshold for diensten is € 221.000, for reference.
09Likely competitors
#Likely bidderFitWins
1Afas Software B.V.SME10049×
2Centric Netherlands B.V.SME9958×
3Visma Raet B.V.SME9925×
4Visma Roxit B.V.SME9616×
5PinkRoccade Local Government B.V.SME9537×
6Unit4 Business Software Netherlands B.V.SME9521×
10Tender documents
Aanbestedingsleidraad Personeelsinformatiesysteem (eHRM) 1v0pdfJun 11, 2026 · 839 KB
Bijlage 1 Uniform Europees AanbestedingsdocumentpdfJun 11, 2026 · 577 KB
Bijlage 7 Programma van Eisen 1v0xlsxJun 11, 2026 · 49 KB
Bijlage 11 Use casespdfJun 11, 2026 · 105 KB
Bijlage 6 Algemene inkoopvoorwaarden (GIBIT)pdfJun 11, 2026 · 348 KB
Bijlage 10 Programma van Wensen invulformulierxlsxJun 11, 2026 · 24 KB
Bijlage 4 verklaring sanctiepakket Russische federatie 1v0docxJun 11, 2026 · 738 KB
Bijlage 9 - Prijsblad versie 1v0xlsxJun 11, 2026 · 55 KB
Bijlage 3 uitvoeringsverklaring onderaannemer 1v0docxJun 11, 2026 · 745 KB
Bijlage 2 Referentieformulier 1v0docxJun 11, 2026 · 764 KB
Bijlage 14 Overzicht rapportenpdfJun 11, 2026 · 112 KB
Bijlage 16 Richtlijnen CloudapplicatiespdfJun 11, 2026 · 431 KB
11Legal themes that may be relevant here
Advies 53> Europese openbare procedure voor een overheidsopdracht tot het verrichten van diensten bestaande uit (dagelijks en periodiek) scAdvies 462> Europese openbare procedure voor een overheidsopdracht voor diensten voor aanschaf, implementatie en het onderhoud van een E-HRMComplaint dismissedAdvies 59> Meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure met betrekking tot een opdracht voor de levering van postdiensten en bezorging. InAdvies 48> Europese niet-openbare procedure voor werktuigkundige en elektrotechnische installaties van de nieuwbouw van een multifunctionelAdvies 98> Europese openbare aanbestedingsprocedure voor een raamovereenkomst met één ondernemer voor het vervangen van armaturen (straatve
12Frequently asked questions
What is the objective of the tender for the e-HRM system?
The contract aims for the selection of one supplier for an integrated, secure, and future-proof e-HRM and payroll processing system that supports and digitizes the HR processes of Aventus.
Which functionalities are essential for the new system?
The system must contribute to process optimization and the provision of high-quality management information for employees, managers, and HR professionals.
Automatically compiled from the official tender data and documents.
13Estimated value versus the market
p25
€ 327K
€ 327K
median
€ 800K
€ 800K
p75
€ 2,5 mln
€ 2,5 mln
deze opdracht
Gegunde waarden in CPV 72 · diensten n=1436