GeslotenDienstenMarktconsultatie
Zaak- en archiefsysteem
Gemeente Heemskerk · Marktconsultatie · 1 percelen · 377451
5
5 van 6 kerninzichten gevonden
Meet aanwezigheid, niet juistheid · documenten blijven leidend
ScopeAdviesAandachtspuntenGeschiktheidseisenGunningscriteriaPlanning
Type
Diensten
72000000
Geraamde waarde
Niet gepubliceerd
Tot deadline
Doorlopend
Knock-outs
n.b.
uitsluitingsgronden
Gunning op
Beste prijs-kwaliteit
1 criteria
Beoordeel handmatigvertrouwen hoog
Marktconsultatie voor de mogelijke aanbesteding van een nieuw zaak- en archiefsysteem voor de gemeente Heemskerk. De focus ligt op een hybride werkomgeving, interoperabiliteit en een duurzame informatiehuishouding.
Diensten · Marktconsultatie · Nationale procedure
Volledige planning
KenmerkenCPV 72Diensten
01Wat wordt gevraagd
De opdracht betreft het selecteren, implementeren en in gebruik nemen van een nieuw zaak- en archiefsysteem. Dit omvat het uitwerken van een informatiearchitectuur en de integratie met bestaande systemen zoals Microsoft 365 voor een minimale duur van vier jaar.
De scope van deze opdracht omvat het: • Selecteren, implementeren en in gebruik nemen van een nieuw zaak- en/of archiefsysteem; • Beschrijven en uitwerken van een informatiearchitectuur, passend bij een hybride zaakomgeving en een generieke archiefoplossing; • Ondersteunen van zaakgericht werken en archiveren binnen én buiten vakapplicaties; • Integreren met bestaande infrastructuur en informatiesystemen binnen de gemeente Heemskerk (o.a. MS365, e-depot, zaakspecifieke applicaties). • Er is expliciete aandacht voor adoptie, training en ondersteuning, zodat de organisatie op duurzame wijze geb
1Zaak- en archiefsysteem—
02Strategisch inzicht
Strategisch inzicht · AI-analyse
Focus bij de beantwoording op de gebruikersvriendelijkheid en de lage drempel voor adoptie. Benadruk hoe uw oplossing aansluit bij de hybride zaakomgeving en de gewenste architectuurprincipes. Geef een duidelijke indicatie van de kostenverdeling voor een periode van vier jaar.
03Aandachtspunten
Belangrijk · 5
De gemeente streeft naar een smal zaaksysteem waarbij processen primair in vakapplicaties plaatsvinden.Belangrijk
Er is een sterke focus op de Common Ground principes en de GEMMA-architectuur.Belangrijk
Integratie met Microsoft 365, waaronder SharePoint en Outlook, is essentieel.Belangrijk
Er wordt gestreefd naar minimale maatwerkoplossingen en maximale aansluiting op standaarden.Belangrijk
De leverancier wordt verwacht als strategische partner op te treden bij inrichting en adoptie.Belangrijk
04Gunningscriteria
Economische Meest Voordelige Inschrijvingweging n.b.
De gemeente beoogt de beste prijs/kwaliteit verhouding toe te passen.
05Proces & planning
Plaatsen marktconsultatie op TenderNed
2 mei 2025
Uiterlijke termijn voor de beantwoording van de vragen
23 mei 2025
Bericht van gemeente aan leverancier over demodagen
10 juni 2025
Demodagen
18 juni 2025, 19 juni 2025, 25 juni 2025
Bericht van gemeente aan leverancier over vervolg van de marktconsultatie
15 augustus 2025
06Waarde in context
Raming niet gepubliceerd
De aanbestedende dienst publiceerde geen geraamde waarde — gangbaar bij een groot deel van de opdrachten. De Europese drempel voor diensten is € 221.000, ter referentie.
07Waarschijnlijke concurrenten
#Waarschijnlijke inschrijverPasvormWins
1Afas Software B.V.SME10084×
2Centric Netherlands B.V.SME10072×
3Visma Roxit B.V.SME10029×
4Visma Circle B.V.SME10033×
5PinkRoccade Local Government B.V.SME9966×
6Visma Raet B.V.SME9931×
08Aanbestedingsdocumenten
TN523284 - EFE1 Vrijwillige aankondiging van voorafgaande marktconsultatie 20250502140657pdf2 mei 2025 · 7 KB
Marktconsultatie zaak- en archiefsysteem Heemskerk v0.2pdf2 mei 2025 · 236 KB
Bijlage 1 Antwoordformulier marktverkenning zaak- en archiefsysteem v0.2docx2 mei 2025 · 104 KB
09Juridische thema's die hier kunnen spelen
Advies 53> Europese openbare procedure voor een overheidsopdracht tot het verrichten van diensten bestaande uit (dagelijks en periodiek) scAdvies 63> Meervoudig onderhandse aanbesteding voor het reinigen van wegen, straten en pleinen. Kan bij gunning op laagste prijs de indieniAdvies 59> Meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure met betrekking tot een opdracht voor de levering van postdiensten en bezorging. InAdvies 48> Europese niet-openbare procedure voor werktuigkundige en elektrotechnische installaties van de nieuwbouw van een multifunctionelAdvies 475> Beklaagde, een samenwerkingsverband van gemeenten [A], [B], [C] en [D], heeft op 29 maart 2018 een Europese openbare aanbestedin
10Veelgestelde vragen
Wat is de status van deze aanbesteding?
De inschrijftermijn is gesloten. gepubliceerd door Gemeente Heemskerk over "Zaak- en archiefsysteem".
Om wat voor type opdracht gaat het?
Dit is een dienstenopdracht (advies, onderhoud, beheer of vergelijkbare dienstverlening).
Welke aanbestedingsprocedure wordt gevolgd?
De aanbestedende dienst gebruikt een marktconsultatie — een verkennende fase waarbij de aanbestedende dienst de markt raadpleegt voorafgaand aan een eventuele aanbesteding.
Welke CPV-code valt onder deze aanbesteding?
De hoofd CPV-code is 72000000. CPV (Common Procurement Vocabulary) is de Europese standaard voor het classificeren van overheidsopdrachten.
Bestaat deze opdracht uit meerdere percelen?
Ja, de opdracht is verdeeld in 1 perceel. Inschrijvers kunnen mogelijk per perceel of voor het geheel inschrijven; raadpleeg de aanbestedingsstukken voor de exacte voorwaarden.
Waar vind ik de officiële aanbestedingsstukken?
De volledige aanbestedingsstukken (bestek, programma van eisen, nota van inlichtingen) zijn te raadplegen via het officiële e-aanbestedingsplatform dat door de aanbestedende dienst wordt gebruikt voor deze procedure.
Wat is de scope van de opdracht voor het nieuwe zaak- en archiefsysteem?
De opdracht omvat het selecteren, implementeren en in gebruik nemen van een nieuw zaak- en/of archiefsysteem, het uitwerken van een informatiearchitectuur voor een hybride zaakomgeving en de integratie met bestaande systemen zoals MS365 en het e-depot.
Welke uitgangspunten hanteert de gemeente bij de implementatie?
Er wordt uitgegaan van een gefaseerde aanpak met nadruk op draagvlak, het bevorderen van hergebruik van bestaande oplossingen en het voorkomen van onnodig maatwerk. Daarnaast is er expliciete aandacht voor adoptie, training en ondersteuning.
Op welke integraties moet de oplossing aansluiten?
De oplossing moet integreren met de bestaande infrastructuur en informatiesystemen van de gemeente, waaronder MS365, het e-depot en zaakspecifieke applicaties.
Wat zijn de belangrijkste aandachtspunten voor de inrichting van de nieuwe werkomgeving?
Belangrijke aandachtspunten zijn een heldere definitie van zaakgericht werken binnen de gemeentelijke context, goede ondersteuning voor informatiebeheer, de betrokkenheid van gebruikers en de rationalisatie van het applicatielandschap.
Automatisch samengesteld op basis van de officiële aanbestedingsgegevens en documenten.
11Geraamde waarde t.o.v. de markt
p25
€ 327K
€ 327K
mediaan
€ 800K
€ 800K
p75
€ 2,5 mln
€ 2,5 mln
deze opdracht
Gegunde waarden in CPV 72 · diensten n=1436